ビジネスにおいても、メールに代わってチャットでのコミュニケーションが重宝されるようになってきました。今回はビジネスチャットの特徴とビジネスチャットを初めて使う中小企業や個人事業主が導入しやすいツールをご紹介します。

ビジネスチャットでできること

ビジネスチャットでは、メールのように宛名を入れたり署名を入れたり挨拶文を入れる必要がないため、要点を絞った簡潔なやり取りが可能です。メールのように本題以外の内容を考える必要がないため、気軽に連絡をしやすく、電話のようにリアルタイム性のあるやりとりをすることができます。反対に、電話のようにお互いの時間を拘束してしまうことがないため、自分のタイミングで連絡、返信をすることができる点も利点と言えます。

基本的には文字でコミュニケーションを行いますが、ファイル添付をしたり、通話をしたりすることも可能です。

部署ごと、プロジェクトごとなど、関係者が参加するグループを作成することができるため、メールでは難しい複数人でのコミュニケーションが円滑になります。

※ちなみに、私ども「社会保険労務士法人はた楽」でも、お客様とのやり取りは、いずれかのチャットツールにより「グループチャット」を作り、メッセージやデータをやりとり・共有しています。

チャットツール①　chatwork

チャットワークは個人でも無料でアカウントを取得することができ、IDやメールアドレス等でコンタクトを取りたい相手を検索することができます。

複数名いるチャットでも、To（指定の相手に呼びかける）やRe（連絡に対しての返信）の機能を使うことで相手に通知を送ることができ、返信の場合はどの件に対しての返信かを明確にすることが可能です。

絵文字やリアクション機能などのコミュニケーションを円滑にするための機能以外にも、タスク管理機能、ブックマーク機能などのビジネスに便利な機能も備えていることが特徴です。

【はた楽の私見】

私どもがお客様とのやりとりで一番多く使うのが「chatwork」です。その理由（メリット）は、以下の通りです。

・比較的普及している（すでに使っている方が多い）

・初心者にも使いやすい（システムの構成が平易）

・スマホでも使える（専用アプリを使うと便利）

・データの保存もできる

チャットツール②　Slack

スラックは、外部サービスとの連携がしやすく、カスタマイズ性が高い点が特徴ですが、その機能を活用するためにはある程度の知識が必要になるため、エンジニアが多い会社でよく利用されています。

メッセージを送りたい相手にメンションをつけて通知をすることが可能です。

チームやプロジェクトごとにチャンネルを作成して関係者を招待することができるほか、スレッド機能を利用して要件ごとにやり取りをすることができますが、スレッド表示では連絡が埋もれてしまうこともあるので注意が必要です。

【はた楽の私見】

すでにスラックを使い慣れている人・会社様からすれば、他のチャットツールを使う理由がないため、その場合は対応させていただいております。

上述の通り、スレッドなどシステムの階層が深いため、ボリューム感を持って運用するには拡張性が高いですが、チャットツール初心者にとっては、すこし混乱してしまう場合があります。

チャットツール③　LINE WORKS

ラインワークスは、普段からLINEを利用している人が多いため、導入のハードルが低いことが利点と言えます。アンケート機能、カレンダー、ノート、アドレス帳などのちょっとした便利機能を多数備えているほか、おなじみのＬＩＮＥスタンプも使うことが可能です。

LINEの特徴である未読・既読の表示機能もありますが、状況により便利にも不便にもなりそうです。

【はた楽の私見】

いわずと知れたチャットツールなので、たいていの人がアカウントを持っています。小規模な会社のオーナーなど、個人も仕事も分けずにLINEを使っておられる方なら、すぐにグループLINEを始めることができます。

私ども「社会保険労務士法人はた楽」では、スタッフに個人のLINEを使ってもらうわけにはいきませんので、ビジネス用の「LINEワークス」のアカウントで、PCでメッセージのやり取りを行っています。

料金とメリット・デメリット比較

以下に主に無料版を利用した場合の各サービスのメリットとデメリットを比較します。

	メリット	デメリット
Chatwork	・機能がシンプルで特別な知識を必要としない ・社外の人ともコンタクトを取りやすい ・個人でのコンタクト数は無制限	・作成できるグループ数に制限あり（※） ・グループ内で複数のトークテーマがあるとやり取りを遡りづらい場合がある
Slack	・カスタマイズ性が高く外部ツールと連携がしやすい ・スレッド表示 ・チャンネル数は無制限	・使いこなすには専門的な知識を必要とする ・参照できる過去メッセージは1万件まで（※）
LINE WORKS	・LINEを使い慣れている人が多く導入に抵抗が少ない ・未読と既読表示の機能がある ・機能が多い	・ユーザー数が100人まで（※） ・送信済メッセージの編集機能がない

まとめ

Chatwork、Slack、LINE WORKSのうち、個人同士でつながることができるのはChatworkのみです。Slack、LINE WORKの場合は、まず会社のスペースを作り、そこにメンバーを招待するという流れになるため、社内でのやり取りは問題ありませんが、社外と連絡を取りたい場合にはChatworkが手軽と言えます。

SlackとLINE WORKSは、無料プランでもほかのツールとの連携や様々な機能が用意されているため、いろんな機能を使いこなしてみたい方にお勧めです。

Chatworkは、テキストコミュニケーションを中心に利用したい方や、たくさんの機能があっても使いこなすのが難しい初心者にも使いやすいシンプルなサービスになっています。中小企業や個人事業主が初めてビジネスチャットを導入する際にはぜひChatworkを利用してみてください。

社会保険労務士法人はた楽では、各種チャットツールを使い、全国どの地域の会社様でもすぐにサポートに入らせていただきます。チャットツールでサポートを行うメニューは、以下の通りです。

給与計算らくらくパック

就業規則らくらくパック

助成金らくらくパック

産休育休らくらくパック

グループチャットを使う利点は、何といっても「スピーディかつタイムリー」に対応ができることです。会社様の複数の関係者が情報共有でき、やり取りの履歴が残り、検索も可能なため、何かあった時の振り返りや対策がとりやすくなります。

どうぞこの機会に、労務・総務・人事業務でもグループチャットをご活用ください。