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カイポケ導入により「マネーフォワードクラウド」が無料で使える
クラウド型の介護報酬請求ソフト『カイポケ』の導入事業所は、『マネーフォワード クラウド』の通常の「ビジネスプラン基本料金：5,980円」を支払うことなく、『マネーフォワード クラウド』の各サービスを無料で利用できることをご存じでしょうか？
実はこれって、すごいメリットなんです。
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介護事業者向け経営支援『カイポケ』とマネーフォワードが提携範囲を拡大 人事労務、会計などバックオフィス機能を強化し介護事業者の経営改善を推進
2022年の両社間の業務提携により始まったこのサービス提供により、
介護・訪問看護・障がい福祉事業者のバックオフィス業務を、劇的に効率化・ペーパーレス化することが可能です。
特に「労務」においては、「マネーフォワード勤怠」×「マネーフォワード給与」×「マネーフォワード年末調整」の機能を生かせば、ほぼ全ての処理がデータ連携・ペーパーレス化でき、ただでさえ事務処理の多い介護・福祉事業者にとって、有効な効率化手段となります。
しかし現状では、これらの機能を有効に使うには、各システムの初期設定など超えるべきハードルがあり、生かせている事業者様は少ないのが実態です。
私ども「社会保険労務士法人はた楽」では、「介護事業運営」の経験値と、「マネーフォワード勤怠＆給与」の活用サポート実績が豊富で、活用が進まない事業所様にサポートを提供する手立てを持っています。
それでは、活用に向けたステップを解説してまいります。
「マネーフォワード勤怠」で打刻できると、グッと楽になる
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従業員を雇用したら、毎月発生する作業が「勤怠管理」です。いわゆる「タイムカード」「出勤簿」というものですね。
勤怠管理で大変なのが「集計作業」です。介護・福祉事業所に多い「紙のタイムカード・出勤簿」ですと、手作業で勤務時間・残業時間を集計して…、という作業が毎月発生します。
一方で、「クラウド型の勤怠管理システム」を使えば、打刻記録をシステム内で集計できるため、手作業の集計作業を省くことができます。
その代表的な勤怠システムの一つが『マネーフォワードクラウド勤怠』です。
使い始めるにあたっての最初の関門となるのが、各従業員による毎日の出退勤の「打刻方法の設定」です。
『マネーフォワードクラウド勤怠』では、幅広い介護・福祉事業所での打刻に対応できるよう、以下の打刻方法に対応しています。
代表的な打刻方法としては、以下の３つとなります。
①PC／タブレット打刻
事業所に備え付けられた「PC」や「タブレット」により、すべての従業員の出退勤打刻が可能です。画面上で自分の名前を選択したうえで、「出勤」「退勤」をクリックします。
②ICカード打刻
事業所内の「PC」に「ICカードリーダー」を接続しておき、従業員一人一人に配布した打刻用のICカード（市価で一枚＠200円程度）をカードリーダーにかざし、出退勤打刻を行います。
③スマホ打刻
訪問介護・訪問看護など、直行直帰もありうるスタッフについては、自身のスマホでGPS打刻をする機能も用意されています。
介護・福祉事業所では、「ICカード」や「タブレット」での打刻を採用されることが多い印象です。
ただ、これらの打刻方法の設定が、初めて取り組まれる方にとっては難しく感じられたり、打刻がうまくできなかったりで断念されることが多いです。次の段階に進むためにも、必ず乗り越えていただくべきハードルになります。
また、「マネーフォワードクラウド勤怠」の中には、「シフト管理」「有給休暇管理」機能も備わっています。実際には、多くの事業所で活用されていない印象ですが、これも一元管理できれば、ペーペーレス化・効率化につながります。
「勤怠→給与への連携」で、手入力はゼロに
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毎月の勤怠打刻ができれば、その勤怠データをもとに、給与計算に反映させていく作業に移ります。
まずは前提として、「マネーフォワードクラウド」というシステムの成り立ちを理解しておく必要があるのですが、同じ「マネーフォワード」という名称がついていても、「マネーフォワードクラウド勤怠」と「マネーフォワードクラウド給与」とは、別々の独立したシステムであると理解してください。
ですので、「マネーフォワードクラウド勤怠」のデータは、自動的に「マネーフォワードクラウド給与」に連動することはありませんので、「マネーフォワードクラウド勤怠」で確定したデータを、「マネーフォワードクラウド給与」へ連携させる操作が必要です。
この連携操作は、最初に連携設定をしてしまえば毎月クリック１つで済むようになります。
連携設定の手順としては、
①マネーフォワードクラウド勤怠にて、接続文字列を取得
②マネーフォワードクラウド給与にて、①の接続文字列を登録します。
複雑な社会保険料・所得税は、マネーフォワード給与で自動計算
続いて、「マネーフォワードクラウド給与」にて給与計算の処理を進め、最終ゴールとして「給与明細の確定」を行います。
大きな流れとしては、以下の３STEPとなります。
①支給項目・控除項目等の基本設定
給与明細に載ってくる、基本給や諸手当といった「支給項目」ごとの計算方法を、月給・時給それぞれのパターンで設定します。欠勤控除や遅刻早退控除なども、支給項目の一つとして計算式を設定しておきます。
「控除項目」としては、「健康保険料」「厚生年金保険料」「雇用保険料」「所得税」などの法定控除の項目が多いですが、これらについては、保険料率の変更があった場合の反映は、全てマネーフォワード社で自動対応してもらえるため、ほとんど手間はかかりません。
②従業員情報の登録
各従業員の給与額・通勤手当額・社会保険/雇用保険の取得状況・住民税の控除額・固定残業時間数 等を入力設定しておき、給与計算根拠のベースを作ります。
③各月の反映事項を手動編集
①および②の設定がきっちりとできていれば、ここでの手動編集は少なくて済みます。
勤怠データを連携することで、残業手当などもある程度は自動的に算出されます。会社ごとに独自のルールを設けている場合は、手動での編集の余地が生まれます。
また、「訪問回数に応じた変動手当を支給している」「処遇改善加算手当を、毎月の変動制にしている」ような場合は、毎月の支給額を、各人の「給与計算」画面の中で編集・入力していきます。
「web給与明細」で、紙の手配りは不要に
給与明細を確定できれば、「マネーフォワードクラウド給与」において、毎月の給与支給日に各従業員に「給与明細を公開」することができます。
いわゆる「web明細」として配布することができ、「紙の給与明細」を印刷して配布する手間が省けます。
「紙の給与明細」を配布する場合は、印刷する際にほかの人の目に触れないよう注意したり、封筒に封入する際も、間違って他のスタッフの分を封入しないように注意したり、出勤の少ないパートスタッフに渡し忘れないようにしたり、スタッフが紛失した場合に再発行したりと、意外に労力がかかり、神経をすり減らします。
「web明細」の場合は、これらの労力が不要になり、また過去分もスタッフが自分で閲覧できるので、情報漏えいや紛失のリスクを低減できます。
最初の関門としては、各スタッフに「マネーフォワードクラウド給与にログイン」してもらう必要があります。その際、各スタッフがログインする「メールアドレス」を回収し、マネーフォワードクラウド給与において、「従業員を招待」する手順を踏みます。
招待するメールアドレスは、各従業員が保有するgmailや、各携帯電話キャリアのアドレスでも構いません。
従業員がマネーフォワード給与にログインすると、自身の給与明細や賞与明細、および退職後の源泉徴収票も確認できます。
このように、「web明細」として運用できると、マネーフォワード給与を活用する効率化メリットが、わかりやすく実感できます。
「年末調整」も、紙の配布・記入は不要に
こちら応用編ではありますが、ぜひとも使っていただきたいマネーフォワードの機能の１つとして、「マネーフォワードクラウド年末調整」というシステムが備わっています。
過去に、年末調整の事務をされたことがあったり、ご自身が勤務された会社で年末調整をしてもらったことがある方はお分かりですが、多くの会社では年末調整の時期になると、「扶養控除等申告書」という紙面を各従業員に配布し、記載・提出してもらっています。
しかし、この「扶養控除等申告書」の記載方法が、専門でない方にとっては複雑で、きちんと記載できる人が少なかったり、その書き方を問合せされた時の対応が煩雑であったりと、ここでも大くの労力を割かれてしまいます。
「マネーフォワードクラウド年末調整」と使うと、この扶養控除等申告書の記入がシステム上の入力に置き換わり、初めての人でも入力しやすいような「ナビゲーション」が設計されています。
また、初年度で入力した人は、翌年以降の入力項目が省けるため、さらに効率化されます。
「マネーフォワードクラウド年末調整」で入力された情報は、給与担当者が見る管理画面上でチェックができ、確定したデータは「マネーフォワードクラウド給与」に連携させることで、いわゆる「年末調整の還付金額／追徴金額」を、給与計算時に反映することができます。
このように、「マネーフォワードクラウド年末調整」を活用することで、ペーパーレス化と、入力工数・給与計算処理工数の削減が実現できます。
年末調整の計算処理については、顧問税理士か顧問社労士のいずれかが対応されるケースが多いため、「マネーフォワードクラウド年末調整」を活用されたい場合は、一度ご相談ください。
「カイポケ×マネーフォワード専門社労士」に委託する方法
以上のように、活用次第で労務業務が劇的に効率化する「マネーフォワードクラウド勤怠＆給与」の活用ですが、一連の運用を進めるための「初期設定」が必要です。
しかし、ある程度の労務に関する法律知識・実務経験が無いと、これらの「正しい初期設定」を行うのは、なかなか難しいところです。
また、最初の一人目の雇用・給与支払いが始まったタイミングから、統一した運用を開始するのがベストなため、開業時から顧問社労士と契約し、マネーフォワードの初期設定から依頼されるのが、会社様にとってのメリットは大きいといえます。
ただ、現状では「介護福祉事業の実態を理解」し、かつ「マネーフォワードクラウド勤怠・給与の運用に精通」している社労士法人は希少です。
社会保険労務士法人はた楽では、代表社労士が「介護事業」「障害者福祉事業」の両方で事業運営の経験があり、また「マネーフォワードクラウド勤怠＆給与」の運営サポート実績が豊富です。
加えて、「入退社手続」や「年度ごとの労務手続」もまとめてパッケージで代行し、「雇用関連助成金の申請」「処遇改善加算の申請代行」も対応が可能です。
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