助成金申請の際は、申請対象者の「勤怠帳票」の添付が必ず求められます。
申請時に慌てることのないよう、日常からの整備・管理が必要です。以下に、整備上の留意点を列挙します。
タイムカードまたは出勤簿を整備する
タイムカードを備え付けている会社であればタイムカード、または、それ以外の方法で作成している「出勤簿」を準備します。
また、これら「時刻」「時間」が表記されていない、「ハンコ形式」等の原始的な出勤簿を使われている会社もありますが、こちらは徐々に認められなくなっていますので、このタイミングで、時間管理ができるものに切り替えられるのをおススメします。
出勤簿の場合は、「出勤時刻」「退勤時刻」「休憩時間」から、「実労働時間」「時間外勤務時間」がきっちり算出されていれば問題ありません。
「シフト表」も必要な場合がある
事務職など、「毎日同じ所定労働時間で、土日休み」など、パターンが決まっている場合はいいのですが、
接客サービスや介護職など、「シフト」で「出勤時間帯・休日」を運用されている職場では、出勤簿のほかに、別途「勤務シフト表」も申請時に添付を求められます。
これは、
「所定労働時間」を特定したうえで→「出勤実績」を特定する
という勤怠管理の基本的な流れを踏まえてのものです。
通常、「所定労働時間」の特定は、「就業規則」「雇用契約書（労働条件通知書）」の中で行われますが、そこで特定しきれない勤務形態の場合は、「シフト表」まで必要になる、ということです。
作成されたものは捨てずに保管しておきましょう。
時間外労働時間の算定をきっちりと
以上の勤怠管理データを踏まえ、「時間外労働手当（残業手当）」の支払い根拠となる「時間外労働時間（残業時間）」を算出します。
残業時間の算出は、会社ごとに就業規則（賃金規程）で採用している「労働時間制」により、算出方法が分かれます。
◆通常の「１日８時間」「１週４０時間」の労働時間制の場合
よく勘違いされるのが、「１日８時間」の基準だけを見て、その超えた分を残業時間としている場合がありますが、加えて「１週40時間」の基準からも照らし合わせた時間外勤務時間の算定が必要です。
例えば、「1日8時間×6日」勤務となった週があれば、１日８時間を超えた日は無いものの、週40時間を超えた8時間分は、時間外勤務の扱いとなりますのでご注意ください。
◆「１か月単位の変形労働時間制」の場合
「１か月単位の変形労働時間制」とは、月単位で１週40時間平均の勤務時間内に収まれば残業は発生せず、それを超えた時間分のみ残業手当の支払対象となる算定方法です。
例をあげますと、
（31日月の場合）週40時間×31／7週間＝約177時間 →１か月当りの所定労働時間
となり、月の労働時間が177時間以内であれば、日ごとの勤務時間に関わらず残業は発生しておらず、177時間を超えていれば、超えた時間が残業手当の支払対象となります。
「１か月単位の変形労働時間制」を採用するには、就業規則に明記しておく必要がありますが、比較的簡便な勤怠管理方法ですので、中小企業にはお勧めしています。
以上、「助成金をもらうための勤怠管理のポイント」でした。
年々、助成金審査においては「勤怠管理」「労働時間管理」がしっかりとできている会社であるかが厳しくチェックされるようになってきています。
助成金申請を機に、クリアな勤怠管理にぜひ取り組んでください。
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