給与計算初心者が覚えておくべき基礎知識について知りたいと悩んでいませんか？
この記事では「給与計算初心者が覚えておくべき基礎知識」について紹介していきます。
結論、給与計算初心者が理解しておくべき基礎知識とは、賃金支払い5原則や基礎日数の数え方、給与の内訳などが挙げられます。
他にも「給与計算初心者がやりがちな失敗」や「給与計算の正しい計算方法」についても解説します。
ぜひこの記事を参考に、給与計算について理解を深めてみてください。
給与計算初心者が覚えておくべき基礎知識
給与計算初心者が覚えておくべき基礎知識については、主に以下が挙げられます。
- 賃金支払い5原則
- 基礎日数の数え方
- 給与の支給額
- 控除額
- 手取り額
それぞれの項目について紹介していきますので、これから給与計算をしたいと思っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
賃金支払い5原則
給与の支払いは、労働基準法第24条の「賃金支払い5原則」によって定められています。
具体的に賃金支払い5原則については、主に以下が挙げられます。
- 通貨で支払う
- 直接労働した当人へ支払う
- 全額を支払う
- 毎月一回以上支払う
- 一定期日を設けて支払う
賃金支払い5原則が守られなかった場合には、労働基準法24条違反となり、30万円以下の罰金刑になります。
休日労働や時間外労働などの割増賃金が支払われなかった場合は、30万円以下の罰金と6ヶ月以下の懲役と罪が重くなってしまいます。
基礎日数の数え方
給与計算をする際には、基礎日数の数え方を理解していないと、間違った金額で給与を支払ってしまうリスクがあるので注意が必要です。
基礎日数の数え方とは、報酬や賃金の対象になった日数を指しますが、以下の給与形態によって基礎日数の数え方は異なります。
| 種類 | 基礎日数の数え方 |
|---|---|
| 月給制・週給制 | 基礎日数の計算に休日や有給休暇も含まれているので、実際に出勤した日数に関係なく、支払対象期間が基礎日数になります。 |
| 日給月額制 | あらかじめ決まっている月給に対して、欠勤日数に応じて最終的な給与額が決定します。基礎日数は、欠勤日数分の日数を引いた計算を行います。 |
| 時給制・日給制 | 出勤した日数が基礎日数として計算されます。有給休暇であれば、出勤していなくても賃金支払対象日に算入されます。 |
上記のように、基礎日数の数え方は給与形態や事業所などによっても異なるので、給与計算の間違いが無いように事前に確認をしておきましょう。
給与の支給額
給与の支給額については、主に以下5つの要素から成り立っていると言えるでしょう。
| 給与の支給額 | 内容 |
|---|---|
| 基本給 | 従業員の賃金の基本となる労働対価のことを指します。勤務時間に休憩時間を差し引いて所定労働日数をかけます。 |
| 残業代 | 残業や休日出勤は、法律によって最低割増率によって算出した賃金を支払わなければなりません。 |
| 手当 | 福利厚生として設定されている費用を指します。住宅手当や交通費、役職手当なども含まれます。 |
| 不就労控除 | 遅刻や早退、欠勤などの場合に、基本給から減額を行います。会社によって異なる場合があるので就業規則や労働条件通知書を確認しておきましょう。 |
| 公的控除 | 総支給額から公的保険や税金を計算して、給与から天引きする控除を指します。健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料・雇用保険料・所得税・住民税などが挙げられます。 |
総支給額は、会社が支払った金額を指し、源泉徴収票の支給額欄の右端に記載されています。
また、給与の支給額の各項目ごとに法律やルールが異なるので、給与計算を間違えないように正しい知識を身につけることが重要です。
控除額
控除額とは、一定の金額を差し引く金額を指し、税金そのものが減ったり、課税対象が減ったりします。
具体的な控除額は、以下の7つが挙げられます。
| 公的控除の種類 | 特徴 |
|---|---|
| 健康保険 | ケガや病気などをしたときに、健康保険に加入していると医療費の自己負担額が少なくなります。一般的な会社員であれば、社会保険や組合保険に加入し、自営業の方は、国民健康保険に加入しています。 |
| 労災保険 | 通勤中や勤務中に病気やケガをした場合に保険給付を受けられる制度を指し、労働者災害補償保険の略語です。個人で支払うのではなくて、事業主の全額負担となり、給与計算で控除を行います。 |
| 雇用保険 | 失業した際に、次に安定した生活ができるようになるまで一定期間であれば、雇用保険から失業保険を受け取れます。給与額や賞与額に雇用保険料率をかけて総支給額から控除を行います。 |
| 住民税 | 移住している地域に支払う税金を指します。企業が給与から控除して徴収を行い、所得割と均等割で計算して算出します。 |
| 所得税 | 所得によって課税される税金を指し、企業が控除して支払いを行っています。 |
| 厚生年金保険料 | 会社員は厚生年金保険に加入しており、保険料は事業主と従業員で折半して支払いを行います。標準報酬月額に保険料率をかけて算出しています。 |
| 介護保険料 | 40歳以上で加入する保険料で、介護が必要な高齢者の方が治療費として利用できます。 |
上記のように、控除額が大きくなると、収入が少なくても安定して生活を送れるメリットが挙げられます。
手取り額
手取り金額は、実際に給料として手元に残る金額を指します。
総支給額から住民税や所得税などの税金が差し引かれるので、手取り金額は総支給額の約8割ほどとされています。
額面については、会社から自分に対して支払われる金額の合計を指し、給与明細の「総支給金額」の欄に記載されています。
給与計算初心者がやりがちな失敗・悩みどころ
給与計算を代行した方が良い理由は、以下のような失敗があるからです。
- 欠勤控除・日割り計算のミス
- 時間外手当・休日手当計算のミス
- 検査項目の漏れ・変更ミス
それぞれを理解しておけば防げないことはありません。
しかし、すべてを給与計算初心者が覚えるのは、とても困難です。
以下でそれぞれのポイントをまとめるので、給与計算の参考にしてください。
欠勤控除・日割り計算のミス
欠勤控除・日割り計算のミスについては、主に以下のポイントがネックになるでしょう。
- 欠勤控除の計算方法が分からない
- 給与計算期間の途中で入退社があった場合の日割り計算方法が分からない
- 日割り計算の対象とする手当／しない手当の区別がつかない
これらの計算を行うには、法的なルールは定まっていないので、まず各社の就業規則を決めます。
賃金規定の例は、以下の2つです。
【年平均の月間所定労働日数で日割り】
| 欠勤、または計算期間中の途中の入退社等による控除 欠勤、または計算期間中の途中の入退社により不就労日があった場合は、月の算式による額を給与から差し引くものとする。 （基準内賃金÷月間平均所定労働日数）×不就労日数 |
【月ごとの所定労働日数で日割り】
| 欠勤、または計算期間中の途中の入退社等による控除 欠勤、または計算期間中の途中の入退社により不就労日があった場合は、月の算式による額を給与から差し引くものとする。 （基準内賃金÷該当月の所定労働日数）×不就労日数 |
時間外手当・休日手当の計算ミス
時間外手当・休日手当等の計算も、給与計算初心者にはとても煩雑な計算になります。
主な悩みどころとしては、以下の点があるでしょう。
- 時間単価の決め方が分からない
- 法定内残業／法定外残業の区別がつかない
- 1か月単位の変形労働時間制における日単位／週単位／月単位の残業時間集計が煩雑
- 固定残業手当がある場合の残業代の計算方法が分からない
- 所定休日／法定休日の区別がつかない
それぞれのポイントについて、解説します。
時間単価の決め方が分からない
時間単価は、平均所定労働時間から算出します。
平均所定労働時間を決めたら「月給÷月間平均所定労働時間」で時間単価を算出できます。
例として、月間平均所定労働時間を163.3時間として、月給を30万円とした場合、以下のようになります。
【30万円÷163.3時間＝時間単価1,837円】
法定内残業／法定外残業の区別がつかない
法定内残業と法定外残業の違いは、以下のとおりです。
| 定義 | 残業手当の計算方法 | |
| 法定内残業 | 所定外勤務（残業）ではあるが、法定の割増賃金の支払いは不要な残業時間 | 時間単価×1.0 |
| 法定外残業 | 法定の割増賃金の支払いが必要な残業時間 | 時間単価×1.25 |
1か月単位の変形労働時間制における日単位／週単位／月単位の残業時間集計が煩雑
変形労働時間制の場合は、以下のステップで算出します。
- 「日単位の法定外労働時間」を算出
勤務シフトが8時間を超える日…勤務シフトを超えた時間
勤務シフトが8時間以下の日…8時間を超えた時間 - 「週単位の法定外労働」を算出
勤務シフトが週40時間を超える週…その週の勤務シフトを超えた時間
勤務シフトが週40時間以下の週…40時間を超えた時間 - 「月単位の法定外労働」を算出
1か月の法定労働時間を超えた時間
上記はあくまで例なので、参考程度としてください。
また、日単位/週単位/月単位の時間集計はとても複雑になるので、クラウド勤怠システムを活用すると良いでしょう。
固定残業手当がある場合の残業代の計算方法が分からない
まずは、固定残業について理解しておきましょう。
固定残業は、以下のように定められています。
- 一定の残業時間発生が見込まれる場合に、見込み残業時間分の残業手当を定額で支払う。
- 実際の残業時間が見込み残業時間を超過した場合、超過時間分の割増賃金を別途支払う。
- 実際の残業時間が見込み残業時間を下回った場合は、固定残業手当を減額できません。
例えば、固定残業時間を30時間、法定残業時間を37時間とした場合は、30時間は固定残業時間枠内、7時間は固定残業時間超過分となります。
所定休日／法定休日の区別がつかない
一重に「休日」と言っても所定休日と法定休日があります。
それぞれの違いは、以下のとおりです。
| 定義 | 休日出勤となった場合の割増賃金 | |
| 法定休日 | ・法定で必ず与えなければいけない休日 ・週に1日以上 | 35％以上の割増賃金 |
| 所定休日 | 法定休日以外に会社で休める休日 | 1週40時間超の場合、25％以上の割増賃金 |
控除項目の漏れ・変更ミス
給与計算は、控除項目も意識しなければいけません。
とくに給与計算初心者が難しいと感じるのは、以下の2つではないでしょうか。
- 社会保険月額変更届
- 入社時／退社時の住民税の処理方法
それぞれについて、以下で解説します。
社会保険月額変更届の提出
社会保険月額変更届は、以下のような場合に行います。
- 固定的賃金に変動があった
- 支払基礎日数:3か月とも17日以上
- 非固定的賃金も含めて2等級以上の差が生じた
入社時／退社時の住民税の処理方法が分からない
住民税については、まず決定から納付の流れについて理解しましょう。
基本的には、以下のステップで行われます。
- 給与支払報告書
本人の1月1日の住所地（市区町村）に、前年1月～12月の給与支払総額を会社が申告 - 特別徴収税額決定通知書
給与支払報告書をもとに決定された住民税額を記載
毎年5月31日までに、市区町村から会社宛に送付 - 給与から控除
特別徴収税額通知書の記載通りに、6月から翌年5月までの各月給与支払い時に控除 - 住民税の納付
控除（徴収）した住民税を、翌月10日までに会社が納付
社員の入社時には、以下の手続きが必要です。
- 前職で特別徴収だった場合…前の勤務先が作成した給与所得者異動届（住民税異動届）を預かる・新しい勤務先が、本人の居住市区町村に提出
- これまで普通徴収だった場合…特別徴収への切替申請書を、本人の居住市区町村に提出
反対に、退職時には、以下の手続きが必要になります。
- 特別徴収だった場合…次の職場が決まっている/給与所得者異動届（住民税異動届）を作成し、本人経緯で次の職場に提出・次の職場が決まっていない/最後の給与支給後、給与所得者異動届を市区町村に提出
- これまで普通徴収だった場合…特に手続きなし
給与計算を行う際の注意点
給与計算を行う際の注意点については、主に以下が挙げられます。
- 切り捨てはNG
- 給与計算は分単位で行う
それぞれの注意点を解説します。
切り捨てはNG
給与計算を行う際には、原則として端数は切り捨てNGです。
端数を切り捨ててしまうと、本来支払われる金額が減らされているとされてしまい、法令違反になってしまいます。
労働基準法第24条では「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。」と定められています。
1円未満の端数が発生した場合には、50銭以上は切り上げ、50銭以下は切り捨てが可能です。
また、1ヶ月分の給与計算の場合でも、50円以上は100円に切り上げ、50円以下は切り捨てを行えます。
給与計算は分単位で行う
給与計算を行うには、残業時間の計算も必要不可欠になりますが、残業時間の切り捨てはできません。
残業代についても、労働基準法第24条の違反になってしまうので、30分単位で残業代を申請する場合でも、分単位で行うようにしましょう。
労働基準法24条の全額払いの原則として、労働の対価を全て本人に帰属させることを目的としており、残業時間の切り捨ては禁止されています。
しかし、1ヶ月単位なら残業時間に30分未満の端数が出た場合は、切り捨てができたり、30分未満の残業代を計上が可能です。
給与計算代行は「はた楽」がおすすめ
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 会社所在地 | 〒541-0041 大阪市中央区北浜1-3-14 リバーポイント北浜9F |
| 電話番号 | 0120−800−828 |
| 設立年 | 2013年2月 |
| 従業員 | − |
| 予算 | 月額基本料：23,800円（税別） ※10名分までの給与計算料が含まれています。 11人目以降につき、1人1,000円／月（税別） 101人目以降につき、1人500円／月（税別） |
はた楽は、給与計算から関連手続き、労務相談まで幅広いサポートを行っているので、はじめて給与計算代行を依頼する場合でも、安心して利用できます。
クラウドシステム導入から助成金申請までの業務にも対応しており、毎月の労力や労働時間が大幅に削減できるメリットが挙げられます。
初期導入費用は無料で、気軽に給料計算代行の依頼ができるので、少しでも気になる方は利用してみましょう。
給与計算について理解を深めよう！
今回は、給与計算初心者が覚えておくべき基礎知識について知りたい方に向けて、給与計算初心者がやりがちな失敗や給与計算の正しい計算方法を紹介しました。
給与計算初心者が覚えておくべき基礎知識については、主に以下が挙げられます。
- 賃金支払い5原則
- 基礎日数の数え方
- 給与の支給額
- 控除額
- 手取り額
また、給与計算の正しい計算方法を理解しておくと、給与計算のミスを少なくできるメリットが挙げられます。
今回紹介した記事を参考に、給与計算について理解を深めてみてください。
私ども社会保険労務士法人はた楽では、「給与計算のアウトソーシング」「社内でのクラウド労務システムの導入」の両面で、全国どの都道府県でもサポートを提供しています。ぜひ、以下のページも参照ください。
◆給与計算アウトソーシングをご検討の場合
↓毎月の給与計算＆各種労務手続きをまとめて代行サポート
◆クラウドシステム導入による内製化をご検討の場合
↓システム初期設定から給与計算マニュアル作成までを一貫サポート
