テレワークの勤怠管理に最適な方法とは?

新型コロナウイルスの世界的な流行により、「テレワーク」というこれまではフリーランスやごく一部の企業のみで行われていた特殊な働き方が求められるようになりました。
各企業がノウハウもなく準備不足でスタートした「テレワーク」ですが、スタートから半年以上が経過してもそのあり方にお困りの企業様も多いかと思います。
今回は、遠隔で従業員の労務管理を適切に行う方法を中心にお伝えします。

テレワークの勤怠管理、どこまでやればいいの?

厚生労働省の指針

厚生労働省が発表したこれからのテレワークでの働き方に関する検討会の報告書によれば、テレワークは、ウィズコロナ・ポストコロナの「新しい生活様式」にマッチした働き方であるとともに、時間や場所を有効活用できる働き方であり、今後も導入・定着を図ることが重要とされています。

労務管理が煩雑になるのではという懸念により、特に中小企業ではテレワークの導入が進みにくい状況ですが、今回の報告書では、労働時間管理について以下のような内容が明示されました。

  • 長時間労働にならないように留意することが重要であり、健康管理の観点からも、使用者が労働時間を適切に把握することが重要である。
  • 一方で、使用者が仕事の遂行状況を常時把握・管理するような方法はあまり現実的ではない場合もあり、テレワークのメリットを失うことになりかねないという点についても留意が必要である。
  • 自己申告された労働時間が実際の労働時間と異なることを客観的な事実により使用者が認識している場合を除き、労働基準法との関係で、使用者は責任を問われないことを明確化する方向で検討を進める。
  • 自宅での仕事という性質上、中抜けが生ずることも想定されることから、労働時間について、少なくとも始業時間と終業時間を適正に把握・管理すれば、労働基準法の規制との関係で、問題はないことを確認しておくことが適当である。

これらの内容は、2021年3月までに改定予定の厚生労働省のテレワークのガイドラインに盛り込まれる予定で、テレワークでは「始業時間と終業時間を適切に記録すること」を抑えておけば概ね問題ないことがはっきりしました。

勤務時間の管理

テレワークで行われている勤怠管理の方法には、以下のようなものがあります。

  • メール
  • 電話
  • エクセル等報告書への記入
  • 勤怠管理システム

メールや電話は使い慣れており手軽ではありますが、遠隔での勤怠管理に最も優れているのは「クラウド勤怠管理システム」です。

クラウド勤怠管理システムは、従来の勤怠管理の方法では補いきれなかった働き方の変化に対応しており、スマートフォンや自宅のPCからシステムにログインすることで、どこにいても出勤、退勤、休憩の打刻ができるほか、残業申請を受け付けることで、無駄な残業は行わないよう管理することが可能です。

有給休暇の申請と取得日数の管理が行えますので、取得義務に違反していないかの確認も容易になります。

給与計算システムと連携できる勤怠管理システムを選べば、勤怠管理~給与支払いまでオンライン上で対応することが可能となり、まさにテレワークに最適な環境が整います。

おすすめのクラウド勤怠管理システム

はた楽がお勧めするテレワークに最適な勤怠管理システムは以下の2つです。

  • ジョブカン勤怠管理
  • 人事労務freee

ジョブカン勤怠管理

長年の運用実績を誇り、カスタマイズ性が高く、200以上ある便利な機能を活用した細かい勤怠管理に適しています。

あらゆる打刻方法に対応しており、PCからの打刻のほか、スマートフォン等のモバイル機器では、GPSを利用した打刻や、LINEやslackと連携しての手軽な打刻も可能です。

初期費用、サポート費用は無料で、1ユーザーごとの課金となるため、少人数からでも導入しやすい料金体系になっています。30日間の無料お試しが可能ですので、実際に操作をしてみて導入を決められると良いでしょう。

出勤管理機能を利用する場合の月額料金(税抜)は以下の通りです。

通常価格はた楽による優待価格
200円/1ユーザー150円/1ユーザー
※料金改定や各種条件がございますので、正しい料金は必ずシステム販売元、はた楽までお問合せください。

プラス100円で休暇申請・管理機能をつけることができます。

有給休暇の申請だけでなく、残業申請も受け付けられるようになるため、ついつい働きすぎてしまうテレワークのメリハリのためにも残業申請を必須とすることが有効ではないでしょうか。

ジョブカン労務管理やジョブカン給与計算のほか、他社の労務管理、給与計算システムとも連携しやすい点もポイントです。

人事労務freee

勤怠管理だけでなく、給与計算、入退社管理、年末調整までが可能なため、人事労務関係のあらゆる手続きを一元化管理したい場合にお勧めです。

PCからの打刻のほか、スマートフォンのアプリや、GPSを利用した打刻、slackと連携しての打刻も可能です。

機能により複数のプランがありますが、勤怠関係の申請ワークフローの利用が可能なプロフェッショナルプランの1か月あたりの料金(税抜)が以下の通りです。

通常価格はた楽による優待価格
8,080円(3名分含む)※4人目から【700円/1人】追加3,980円(30人まで追加費用無し)※給与システムも含む
※料金改定や各種条件がございますので、正しい料金は必ずシステム販売元、はた楽までお問合せください。

初めの1か月は従業員を何人追加しても追加料金が発生することはありませんが、期間終了後から、人数分の追加料金のお支払いが必要になりますので、注意が必要です。

はた楽はジョブカン、freeeの認定アドバイザーおよび公認メンバーとなっておりますので、導入に関するご相談にも対応しております。是非お気軽にご相談ください。

テレワークに限らず、正確な出退勤管理と勤怠管理の効率化に必須な勤怠管理システム。

今後ますます自動化が進むと思われますが、勤怠の細かいチェックや給与計算のイレギュラー対応など、細かい部分はどうしても人手が必要となります。

そういった際に私どものような社労士法人やアウトソーシング会社を活用して更なる効率化を図っていただければと思います。

はた楽が提供しているクラウド勤怠システム導入サポートを含む「給与計算らくらくパック」のご紹介もどうぞご覧ください。